Wann muss man eine Steuererklärung machen – Fristen, Pflichten und Strafen

Die Abgabepflicht zur Einkommensteuererklärung betrifft in Deutschland Millionen von Bürgern. Doch viele wissen nicht, ob sie überhaupt eine Erklärung einreichen müssen, welche Fristen gelten und welche Konsequenzen bei Versäumnissen drohen. Die Abgabenordnung (§ 149 AO) regelt verbindlich, wer zur Abgabe verpflichtet ist und bis wann die Erklärung beim Finanzamt vorliegen muss.

Die Unterscheidung zwischen Pflicht- und Freiwilligenveranlagung ist dabei entscheidend. Während Selbstständige grundsätzlich immer zur Abgabe verpflichtet sind, müssen Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen eine Erklärung abgeben. Die Fristen unterscheiden sich zudem erheblich, je nachdem ob ein Steuerberater eingeschaltet wird oder nicht.

Die Corona-bedingten Verlängerungen der letzten Jahre sind weitgehend ausgelaufen. Ab dem Veranlagungsjahr 2025 gelten wieder die regulären Termine. Wer seine Fristen kennt und einhält, vermeidet Verspätungszuschläge und säumige Verfahren.

Wer muss eine Steuererklärung abgeben?

Die Abgabepflicht zur Einkommensteuererklärung ergibt sich in erster Linie aus § 44 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sowie § 149 der Abgabenordnung. Grundsätzlich besteht eine Pflicht für zwei große Gruppen: Selbstständige und Freiberufler sowie Arbeitnehmer unter bestimmten Bedingungen.

Pflicht zur Abgabe: Selbstständige und Arbeitnehmer

Selbstständige und Freiberufler müssen unabhängig von ihrer Einkommenshöhe immer eine Einkommensteuererklärung abgeben. Bei Arbeitnehmern greift die Pflichtveranlagung hingegen nur in bestimmten Fällen. Dazu gehören unter anderem Empfänger von Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld, wenn diese über 410 Euro jährlich liegen. Auch Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen gleichzeitig oder solchen mit einem Bruttoeinkommen über 17.000 Euro im Jahr können zur Abgabe verpflichtet sein.

Ein weiterer häufiger Fall ist gegeben, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Lohnsteuer erstattet oder dieser dem Finanzamt einen Antrag auf Einkommensteuerveranlagung gestellt hat. Werbungskosten, die den Pauschalbetrag von 1.230 Euro übersteigen, können ebenfalls zur Pflichtveranlagung führen. Gleiches gilt für Arbeitnehmer, die steuerfreie Lohnbestandteile wie Minijob-Zuschläge oder steuerfreie Zulagen erhalten.

Übersicht: Wer ist abgabepflichtig?

Wichtige Erkenntnisse im Überblick:

• Über die Hälfte aller Erwerbstätigen in Deutschland sind abgabepflichtig, viele ohne es zu wissen
• Die freiwillige Veranlagung lohnt sich häufig bei Werbungskosten über dem Pauschalbetrag von 1.230 Euro
• Nahezu 99 Prozent aller Steuererklärungen werden inzwischen elektronisch über das Elster-Portal eingereicht
• Die Abgabe kann bei Vorabanforderung durch das Finanzamt auch vor den regulären Fristen verlangt werden
• Land- und Forstwirte haben wegen des abweichenden Wirtschaftsjahres verlängerte Abgabefristen
• Eine nachträgliche Abgabe ist grundsätzlich möglich, verlängert jedoch die Festsetzungsverjährung
• Berufstätige mit Grenzgänger-Status oder Auslandseinkünften unterliegen besonderen Regelungen

Wichtige Fakten auf einen Blick

Bis wann muss die Steuererklärung eingereicht werden?

Die Abgabefristen für Einkommensteuererklärungen sind gesetzlich in § 149 der Abgabenordnung festgelegt. Sie unterscheiden sich jedoch grundlegend danach, ob die Erklärung in Eigenregie erstellt oder durch einen Steuerberater beziehungsweise einen Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird.

Nicht beratene Fälle: Grundfristen für Selbstvorbereitung

Für nicht beratene Fälle, also Steuererklärungen, die der Steuerpflichtige selbst erstellt, gilt als Grundfrist der 31. Juli des Folgejahres. Diese Frist entspricht sieben Monaten nach Ende des Kalenderjahres, für das die Erklärung abzugeben ist. Durch das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz (EGAO) wurden jedoch verschiedene Verlängerungen wirksam, die über diese Grundfrist hinausgehen.

Für das Steuerjahr 2023 galt aufgrund der Corona-Verlängerungen eine verlängerte Frist bis zum 2. September 2024 für nicht beratene Fälle. Bei Antragsveranlagung für Teiljahresfälle bestand eine Frist bis zum 28. Februar 2025. Für das Steuerjahr 2024 wurde die Frist auf den 30. April 2026 verlängert – eine Verlängerung um zwei Monate gegenüber dem regulären 31. Juli.

Beratene Fälle: Verlängerte Fristen für Steuerberater

Ist die Steuererklärung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt oder einen anerkannten Lohnsteuerhilfeverein erstellt worden, gelten deutlich längere Fristen. Die Grundfrist beträgt hier den letzten Februartag des zweiten Folgejahres. Für das Steuerjahr 2023 bedeutete dies den 28. Februar 2025 als regulären Termin.

Durch die Corona-bedingten Verlängerungen verschob sich dieser Termin jedoch auf den 2. Juni 2025 für die Steuererklärung 2023. Bei Vorabanforderung durch das Finanzamt kann diese Frist jedoch auf den 30. September 2026 verkürzt werden, wobei diese Verkürzung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist.

Wann gilt die Abgabe als fristgerecht eingereicht?

Die Abgabe der Steuererklärung erfolgt in der Praxis überwiegend elektronisch. Seit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Übermittlung für eine Vielzahl von Steuerpflichtigen ist das Elster-Portal des Bundesfinanzministeriums zum Standardweg geworden. Die Online-Abgabe über Elster bietet den Vorteil, dass Eingangsbestätigungen automatisch erstellt werden und Nachweise über die fristgerechte Einreichung unmittelbar vorliegen.

Bei postalischer Einreichung sollten Steuerpflichtige unbedingt den Postweg einkalkulieren. Der Eingang beim Finanzamt muss innerhalb der Frist erfolgen, weshalb eine rechtzeitige Aufgabe bei der Post ratsam ist. Das Finanzamt kann bei postalischer Einreichung eine Empfangsbestätigung ausstellen, die im Streitfall als Nachweis dient.

Kann man die Frist für die Steuererklärung verlängern?

Die gesetzlichen Abgabefristen sind nicht in jedem Fall starr. Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, eine Verlängerung zu erwirken oder von verlängerten Fristen zu profitieren. Die wichtigste Unterscheidung ist dabei die zwischen automatisch geltenden Verlängerungen und individuell beantragten Aufschüben.

Automatische Fristverlängerungen durch EGAO

Das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz (EGAO) brachte weitreichende Verlängerungen der Steuererklärungsfristen mit sich. Diese Verlängerungen galten und gelten teilweise noch automatisch, ohne dass ein gesonderter Antrag erforderlich ist. Sie wurden vom Bundesfinanzministerium in mehreren Schreiben geregelt und galten für die Veranlagungszeiträume 2019 bis 2024.

Für die Steuerjahre 2023 und 2024 galten verlängerte Abgabefristen, die sich je nach Art des Falls (beraten oder nicht beraten) unterschieden. Diese Verlängerungen waren bereits in die festgelegten Termine eingearbeitet und mussten nicht gesondert beantragt werden. Ab dem Veranlagungsjahr 2025 kehrt die Finanzverwaltung weitgehend zu den regulären Fristen zurück.

Individuelle Verlängerung bei Härtefällen

Über die gesetzlichen Termine hinaus kann eine Verlängerung nur in begründeten Ausnahmefällen beantragt werden. § 109 Abs. 2 der Abgabenordnung sieht dies vor, wenn der Steuerpflichtige nachweislich an der fristgerechten Abgabe gehindert war. Als Härtefälle gelten beispielsweise längere Krankheiten, Unfälle oder andere außergewöhnliche Umstände, die eine fristgerechte Erstellung unmöglich machen.

Der Antrag auf Verlängerung muss vor Ablauf der regulären Frist gestellt werden und ist zu begründen. Dem Antrag sind Nachweise beizufügen, die die Härte belegen. Das Finanzamt entscheidet dann im Einzelfall über die Gewährung einer Verlängerung. Es besteht jedoch kein Rechtsanspruch auf Verlängerung, da die Finanzämter hier über Ermessen verfügen.

Vorabanforderung: Wenn das Finanzamt die Frist verkürzt

Eine Besonderheit stellt die Vorabanforderung nach § 149 Abs. 4 AO dar. Danach kann das Finanzamt die Abgabe der Steuererklärung vor den regulären Terminen verlangen. Dies geschieht in der Praxis häufig bei Steuerpflichtigen mit komplexen steuerlichen Verhältnissen oder bei负有 Steuerpflichtigen mit Steuernachzahlungen.

Die Vorabanforderung verkürzt die reguläre Frist, nicht jedoch auf einen Zeitpunkt vor dem Ende desjenigen Jahres, in dem die Einkünfte erzielt wurden. Für beratene Fälle kann die Vorabanforderung die Frist bis zum 30. September des Folgejahres verkürzen. Gegen eine Vorabanforderung kann innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden.

Was passiert bei verspäteter oder nicht abgegebener Steuererklärung?

Die Folgen einer verspäteten oder unterlassenen Steuererklärung sind im Steuerecht klar geregelt. Sie reichen von Verspätungszuschlägen über Zwangsgelder bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Für Steuerpflichtige ist es daher wichtig, die Konsequenzen zu kennen und zu vermeiden.

Verspätungszuschläge und ihre Berechnung

Wird die Steuererklärung nicht fristgerecht eingereicht, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Die Höhe beträgt nach § 152 AO 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens jedoch 25 Euro pro angefangenem Verspätungsmonat. Der Verspätungszuschlag ist dabei ein Regelsatz, der vom Finanzamt im Ermessen festgelegt werden kann.

Maßgeblich für die Berechnung ist die festgesetzte Steuer nach Durchführung der Veranlagung. Bei einer Festsetzung zur Einkommensteuer von 5.000 Euro und einer Verspätung von drei Monaten würde der Verspätungszuschlag somit 37,50 Euro betragen (0,25 % × 3 Monate × 5.000 Euro). Der Mindestbetrag von 25 Euro greift, wenn die errechnete Summe darunter läge.

Schätzung der Besteuerungsgrundlagen

Kommt der Steuerpflichtige seiner Erklärungspflicht trotz wiederholter Aufforderung nicht nach, ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Die Schätzung orientiert sich an den Verhältnissen des Einzelfalls, wobei das Finanzamt einen Erfahrungswert ansetzen kann. In der Praxis fällt die Schätzung häufig höher aus als die tatsächliche Steuerschuld.

Die Schätzung gilt als Steuerbescheid und kann mit Einspruch angefochten werden. Allerdings muss der Steuerpflichtige dann nachweisen, dass die tatsächlichen Verhältnisse von der Schätzung abweichen. Dieser Nachweis ist ohne original Belege und Aufzeichnungen oft schwer zu erbringen.

Freiwillige verspätete Abgabe: Vor- und Nachteile

Grundsätzlich ist eine freiwillige verspätete Abgabe der Steuererklärung möglich. Allerdings hat diese späte Einreichung Konsequenzen für die Festsetzungsverjährung. Nach § 169 AO verjährt der Steueranspruch grundsätzlich nach vier Jahren. Wird die Erklärung jedoch nach dem 31. Dezember des vierten auf den Veranlagungszeitraum folgenden Jahres eingereicht, verlängert sich die Verjährungsfrist um ein weiteres Jahr.

Diese Verlängerung kann sowohl im Interesse des Steuerpflichtigen als auch nachteilig sein. Wer noch mit Erstattungsansprüchen rechnet, sollte diese rechtzeitig geltend machen, da sie anderenfalls nach Ablauf der Verjährung erlöschen. Nachzahlungen hingegen können vom Finanzamt noch nach Ablauf der verlängerten Frist festgesetzt werden.

Zeitlicher Ablauf: Fristen für die Steuererklärung

Die Einhaltung der verschiedenen Fristen erfordert eine gute Planung. Nachfolgend sind die wichtigsten Termine für die Steuererklärung 2023 und 2024 dargestellt, wie sie sich aus der aktuellen Rechtslage und den Verlängerungen durch das EGAO ergeben.

1. Ende des Besteuerungszeitraums (31. Dezember 2023 oder 2024): Das Kalenderjahr, für das die Einkommensteuer erklärt wird, endet regulär am 31. Dezember.
2. 31. Juli des Folgejahres (reguläre Grundfrist): Für nicht beratene Fälle endet die reguläre Frist am 31. Juli des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.
3. 2. September 2024 (verlängert für 2023): Durch die EGAO-Verlängerung gilt für das Steuerjahr 2023 bei nicht beratener Erstellung der 2. September 2024 als Abgabetermin.
4. 30. April 2026 (verlängert für 2024): Für das Steuerjahr 2024 gilt bei nicht beratenen Fällen die verlängerte Frist bis zum 30. April 2026.
5. 28. Februar des übernächsten Jahres (reguläre Grundfrist beratene Fälle): Der reguläre Termin für beratene Fälle ist der letzte Februartag des zweiten auf das Steuerjahr folgenden Jahres.
6. 2. Juni 2025 (verlängert für 2023 beratene Fälle): Für beratene Fälle des Jahres 2023 wurde die Frist auf den 2. Juni 2025 verlängert.
7. 30. April 2026 (beratene Fälle 2024): Für beratene Fälle des Jahres 2024 gilt der 30. April 2026 als verlängerter Termin.
8. 30. September 2026 (Vorabanforderung möglich): Bei Vorabanforderung durch das Finanzamt kann die Frist für beratene Fälle auf den 30. September 2026 verkürzt werden.
9. 31. Juli 2026 (reguläre Frist ab 2025): Ab dem Veranlagungsjahr 2025 gelten wieder die regulären Fristen: 31. Juli für nicht beratene Fälle.

Gesicherte Erkenntnisse und offene Fragen

Die steuerrechtlichen Regelungen zur Abgabepflicht und zu den Fristen sind in weiten Teilen klar und eindeutig. Dennoch bestehen in der Praxis einige Bereiche, die einer individuellen Klärung bedürfen. Nachfolgend werden die gesicherten Erkenntnisse den noch offenen Fragen gegenübergestellt.

Hintergrund und Bedeutung der Abgabepflicht

Die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung ist ein zentrales Element des deutschen Steuersystems. Sie dient der Gleichmäßigkeit der Besteuerung und stellt sicher, dass Steuerschuldner ihre tatsächlich geschuldeten Steuern entrichten. Das Grundgesetz schützt in Artikel 3 das Gebot der Steuergerechtigkeit, das durch die Veranlagung verwirklicht werden soll.

Die elektronische Steuererklärung, eingeführt durch die fortschreitende Digitalisierung der Finanzverwaltung, hat den Prozess in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Das Elster-Portal ermöglicht eine medienbrüchige, sichere und effiziente Übermittlung der Erklärungen. Gleichzeitig werden die Anforderungen an die Steuerpflichtigen komplexer, da immer mehr Daten automatisch übermittelt werden.

Die Verlängerungen durch das Vierte Corona-Steuerhilfegesetz waren eine Reaktion auf die besonderen Belastungen während der Pandemie. Viele Steuerpflichtige und Steuerberater standen vor erheblichen Schwierigkeiten bei der fristgerechten Erstellung und Einreichung der Erklärungen. Mit dem Auslaufen dieser Verlängerungen kehrt die Finanzverwaltung schrittweise zu den regulären Terminen zurück.

Quellen und offizielle Angaben

Die in diesem Artikel dargestellten Fristen und Regelungen basieren auf offiziellen Verlautbarungen des Bundesfinanzministeriums und der Abgabenordnung. Folgende Quellen wurden herangezogen:

„Die Abgabe der Einkommensteuererklärung ist bis zu den in § 149 AO genannten Terminen vorzunehmen. Für nicht beratene Fälle endet die Frist am 31. Juli des Folgejahres, für beratene Fälle am letzten Februartag des zweiten Folgejahres.”

– Bundesfinanzministerium, BMF-Schreiben vom 14. Dezember 2023

„Der Verspätungszuschlag beträgt 0,25 Prozent der festzusetzenden Steuer, multipliziert mit der Anzahl der angefangenen Monate der Verspätung, mindestens jedoch 25 Euro.”

– § 152 Abgabenordnung

Weitere amtliche Quellen sind das BMF-Anschreiben zur Fristverlängerung sowie die Landesfinanzverwaltungen der einzelnen Bundesländer, die die Umsetzung in ihren Bezirken regeln.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Die Abgabepflicht zur Einkommensteuererklärung betrifft einen Großteil der Erwerbstätigen in Deutschland. Selbstständige sind immer abgabepflichtig, während Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen zur Abgabe verpflichtet sind. Die Fristen unterscheiden sich erheblich zwischen beratenen und nicht beratenen Fällen. Wer seine Frist versäumt, riskiert Verspätungszuschläge und im schlimmsten Fall eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt.

Für die Praxis empfiehlt es sich, die Erstellung der Steuererklärung frühzeitig zu planen und die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zu beschaffen. Bei komplexeren steuerlichen Verhältnissen kann die Einschaltung eines Steuerberaters sinnvoll sein, da dies automatisch eine verlängerte Abgabefrist bis zum Ende Februar des übernächsten Jahres bedeutet.

Weitere Informationen zur Identifikation der eigenen Kartennummer, die für die Registrierung bei Elster benötigt werden kann, finden Sie in unserem Beitrag Was ist die Kartennummer.