Brief schreiben: Aufbau, Vorlagen & Anleitung für Word und Handy

Kaum etwas wirkt so persönlich wie ein handgeschriebener Brief – und kaum etwas wirkt so professionell wie ein fehlerfrei formatierter Geschäftsbrief. Ob Sie eine Kündigung verfassen, eine Bewerbung schicken oder einfach nur Danke sagen möchten: Die richtige Form entscheidet mit. Microsoft Word stellt über seinen Online-Vorlagenkatalog zahlreiche Briefvorlagen kostenlos bereit, die Sie im Browser anpassen können. Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess – vom Aufbau über die digitale Erstellung bis zur korrekten Adressierung.

Jährlich versendete Briefe in Deutschland: ca. 14 Milliarden (2023) ·
Anteil privater Briefe: etwa 30 % ·
Durchschnittliche Lesezeit eines Briefes: 3–5 Minuten ·
Häufigste Briefart: Geschäftsbrief

Sechs zentrale Fakten zum Briefeschreiben auf einen Blick – von der Norm bis zur Praxis:

Wie ist der Aufbau eines Briefes?

Ein formeller Brief besteht laut Scribbr, Bildungsplattform aus fünf bis acht Bausteinen, die je nach Anlass variieren. Die Grundstruktur umfasst stets Briefkopf, Anrede, Textkörper und Grußformel. Lexware, Buchhaltungssoftware-Anbieter gliedert Geschäftsbriefe in acht Abschnitte: Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, Einleitungssätze, Haupttext, Schluss, Gruß und Geschäftsangaben.

Briefkopf und Absender

• Der Briefkopf enthält die vollständige Absenderadresse, Ort und Datum.
• Bei offiziellen Briefen steht der Absender in der Kopfzeile, oft mit Firmenlogo (Studienkreis, Nachhilfeanbieter).
• Zwischen Absender- und Empfängerfeld ist ein Abstand von etwa 8,4 mm einzuhalten (Francotyp-Postalia, Postdienstleister).

Empfängeradresse

• Die Empfängeradresse steht im Anschriftenfeld, linksbündig und ohne Abkürzungen.
• Die Adresse muss maschinenlesbar sein – also in Druckschrift oder am PC erstellt (Deutsche Post, Postdienstleister).
• Bei formellen Briefen folgt nach der Adresse die Betreffzeile, die knapp und präzise formuliert wird (Studienkreis, Nachhilfeanbieter).

Betreffzeile

• Die Betreffzeile steht ohne das Wort „Betreff“ direkt über der Anrede.
• Zwischen Betreff und Anrede liegen zwei Leerzeilen (Studienkreis, Nachhilfeanbieter).
• Der Betreff fasst den Briefinhalt in wenigen Worten zusammen – zum Beispiel „Bewerbung als Marketingmanager“.

Anrede

• Die Anrede variiert je nach Formalität: „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei unbekannten Empfängern, „Liebe Frau Müller“ bei bekannten Kontakten.
• Nach der Anrede folgt ein Komma, der Text beginnt in der nächsten Zeile klein.
• Scribbr, Bildungsplattform empfiehlt, formelle Briefe grundsätzlich am PC zu verfassen.

Brieftext

• Der Text wird in Sinnabschnitte gegliedert – jeder Absatz enthält einen Gedanken (Studienkreis, Nachhilfeanbieter).
• Die Schriftgröße sollte nach DIN 5008 mindestens 10 Punkt betragen (DIN-5008-Richtlinien.de, Normenportal).
• Gängige Schriftgrößen für Geschäftsbriefe sind 11 pt oder 12 pt (Lexware, Buchhaltungssoftware-Anbieter).

Grußformel und Unterschrift

• Die Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ steht vor der Unterschrift.
• Unter der Grußformel folgt die handschriftliche Unterschrift. Bei digitalen Briefen reicht der gedruckte Name.
• Bei Geschäftsbriefen können ergänzende Angaben wie Anlagenvermerk oder Kontaktdaten folgen (Lexware, Buchhaltungssoftware-Anbieter).

Wie schreibe ich einen Brief in Word?

Der Microsoft Support, Software-Hersteller erklärt, dass Briefvorlagen in Word für das Web über „Datei > Neu > Vorlagen durchsuchen“ gefunden werden können. Der Vorlagenkatalog von Microsoft Word, Office-Entwickler bietet zahlreiche professionelle Designs – von der Bewerbung bis zur Rechnung.

Word-Vorlage nutzen

• Microsoft Word für das Web stellt Briefvorlagen bereit, die sich direkt im Browser öffnen und bearbeiten lassen (Microsoft Support, Software-Hersteller).
• Die Vorlagen sind nach Kategorien sortiert – etwa „Geschäftsbriefe“ oder „Private Briefe“.
• Nach der Anpassung können Sie den Brief als PDF speichern oder direkt ausdrucken.

Brief manuell formatieren

• Wer die volle Kontrolle möchte, legt Seitenränder von 2,5 cm links und 1 cm rechts fest (Francotyp-Postalia, Postdienstleister).
• Die Schriftart sollte dezent sein – Arial oder Times New Roman in 11 pt oder 12 pt (Lexware, Buchhaltungssoftware-Anbieter).
• Die DIN 5008 empfiehlt, den Fließtext nicht kleiner als 10 Punkt zu setzen (DIN-5008-Richtlinien.de, Normenportal).

DIN-gerechte Einstellungen

• DIN-5008-konforme Briefe verwenden in der Regel eine Briefkopf-Vorlage in Form A oder Form B (Onlineprinters, Druckdienstleister).
• Die Betreffzeile beginnt 8,4 mm unterhalb des Anschriftenfeldes – ohne das Wort „Betreff“ (Francotyp-Postalia, Postdienstleister).
• Onlineprinters stellt Geschäftsbrief-Vorlagen nach DIN 5008 als Word-Datei zum Download bereit (Onlineprinters, Druckdienstleister).

Brief als PDF speichern und drucken

• Word bietet die Funktion „Datei > Exportieren > PDF erstellen“ für den Versand als E-Mail-Anhang.
• Zum Ausdrucken wählen Sie „Datei > Drucken“ und kontrollieren die Seitenansicht.
• Microsoft Word-Vorlagen können Sie online anpassen und kostenlos als PDF speichern (Microsoft Word, Office-Entwickler).

Wie kann ich auf dem Handy einen Brief schreiben?

Smartphones haben in der Regel keine vorinstallierte „Brief“-App, aber die enthaltenen Textverarbeitungsprogramme wie Google Docs, Android-Textverarbeitung oder Apples Pages für iOS erlauben das Erstellen und Formatieren von Dokumenten. Spezielle Brief-Apps bieten zusätzlich Vorlagen und PDF-Export.

Schreibprogramme für Android und iOS

• Google Docs für Android und iOS ist kostenlos und bietet grundlegende Formatierungsfunktionen.
• Apple Pages ist auf iPhones und iPads vorinstalliert und unterstützt Briefvorlagen.
• Mit diesen Apps können Sie Dokumente erstellen, als PDF exportieren und per E-Mail teilen.

Google Docs auf dem Handy

• In Google Docs wählen Sie „Neu“ > „Dokument“ und beginnen mit der Texteingabe.
• Vorlagen sind über „Vorlagen“ oder die Google Docs-Startseite verfügbar.
• Der Touchscreen macht die Bedienung möglich, aber die Formatierung ist aufwendiger als am PC.

Briefvorlagen-Apps

• Im Play Store und im App Store gibt es spezielle Apps wie „Briefe schreiben“ oder „Letter Templates“.
• Diese Apps bieten fertige Vorlagen für formelle und informelle Briefe.
• Der Export als PDF ist in der Regel integriert – ideal zum Ausdrucken oder Verschicken.

Wie beschrifte ich einen Briefumschlag und adressiere einen Brief richtig?

Die Deutsche Post, Postdienstleister gibt präzise Vorgaben für die Adressierung von Briefumschlägen. Der Absender steht links oben, die Empfängeradresse rechts unten. Das Frankierfeld gehört rechts oben – für Briefmarke oder Frankiermaschine.

Absender oben links

• Der Absender wird im Feld oben links platziert – Vor- und Zuname, Straße, PLZ und Ort.
• Bei Geschäftsbriefen genügt die Firmenanschrift mit Absenderangabe auf der Rückseite des Umschlags.
• Die Absenderangabe ist Pflicht, damit die Post den Brief bei Unzustellbarkeit zurücksenden kann.

Empfänger unten rechts

• Die Empfängeranschrift steht im unteren rechten Drittel des Umschlags.
• Die Adresse muss maschinenlesbar sein – also in Druckschrift, nicht handschriftlich (Deutsche Post, Postdienstleister).
• Die Reihenfolge lautet: Anrede (optional), Vor- und Zuname, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort.

Frankierung oben rechts

• Die Briefmarke oder das Frankierlabel kommt in die rechte obere Ecke.
• Das Porto richtet sich nach Gewicht und Format – Standardbrief bis 20 g kostet 0,85 Euro (Stand 2024).
• Für maschinelle Frankierung gibt es Online-Porto-Optionen der Deutschen Post.

DIN 5008 für Adressfelder

• Die DIN 5008 definiert auch die Anordnung der Adressfelder auf dem Umschlag.
• Das Anschriftenfeld beginnt 15 mm vom oberen Rand und 25 mm vom linken Rand entfernt (DIN-5008-Richtlinien.de, Normenportal).
• Adressen werden ohne Abkürzungen geschrieben – „Straße“ statt „Str.“, „Deutschland“ statt „D“.

Wo finde ich kostenlose Briefvorlagen für Word?

Der Microsoft Support, Software-Hersteller verweist auf den integrierten Vorlagenkatalog von Microsoft 365. Dort finden Sie Hunderte Vorlagen für Briefe, Lebensläufe und Rechnungen – fast alle kostenlos. Onlineprinters, Druckdienstleister bietet zusätzlich DIN-5008-konforme Geschäftsbrief-Vorlagen in den Formen A und B an, die Sie als Word-Datei herunterladen können.

Office-Vorlagenkatalog

• In Word öffnen Sie „Datei“ > „Neu“ und geben „Brief“ in die Suchleiste ein.
• Der Katalog zeigt Vorschauen an – ein Klick öffnet die Vorlage im Bearbeitungsmodus.
• Die Vorlagen sind nach Anlass sortiert: Bewerbung, Kündigung, Einladung, Rechnung.

Drittanbieter-Websites

• Seiten wie brief-wechsel.de bieten kostenlose, DIN-gerechte Vorlagen für private und geschäftliche Zwecke.
• Onlineprinters stellt im Magazin-Bereich Vorlagen für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 bereit (Onlineprinters, Druckdienstleister).
• Viele Anbieter verlangen eine Registrierung – lesen Sie die AGB vor dem Download.

Vorlagen für formelle und informelle Briefe

• Für formelle Briefe (Bewerbung, Kündigung, Beschwerde) eignen sich schlichte Vorlagen mit klar definierten Abständen.
• Für informelle Briefe (Einladung, Danksagung, Geburtstagsgruß) darf die Gestaltung persönlicher sein.
• Scribbr, Bildungsplattform stellt Vorlagen für beide Kategorien bereit – inklusive Erläuterungen zur richtigen Anwendung.

PDF-Vorlagen

• PDF-Vorlagen lassen sich nicht direkt bearbeiten, eignen sich aber hervorragend als Orientierung oder zum Ausfüllen per Hand.
• Viele Bildungsportale wie der Studienkreis, Nachhilfeanbieter bieten PDF-Vorlagen für Unterrichtszwecke an.
• Für die B1-Prüfung gibt es spezielle Übungsvorlagen, die den Prüfungsanforderungen entsprechen.

In einer Zeit, in der E-Mail und Messenger den Alltag dominieren, bleibt der klassische Brief das Medium für Verbindlichkeit. Wer ihn richtig schreibt – mit klarem Aufbau, korrekter Adressierung und professionellem Layout – hebt sich ab. Für Privatpersonen, die eine persönliche Nachricht versenden möchten, lohnt sich die handschriftliche Variante. Für Geschäftskunden, Studierende und Prüfungsteilnehmer ist der Weg klar: Word-Vorlage wählen, DIN 5008 einhalten, maschinenlesbar adressieren – oder im Zweifel auf eine zertifizierte Vorlage zurückgreifen.